ARCHIWA

 

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych stacja prowadzi archiwum zakładowe.

Archiwum/ składnica przejmuje akta pełnymi rocznikami.

Akta spraw załatwionych, nadal potrzebne do załatwienia spraw bieżących, mogą być wypożyczone na określony czas(umówiony z archiwum/ składnicą ) po ich zewidencjonowania tzn. umieszczeniu w  spisie zdawczo-odbiorczym i odnotowaniu tego faktu w odpowiednich środkach ewidencji.

Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum oraz prowadzenia archiwum określa Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i składnicy akt Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Inowrocławiu.

Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego aktowego lub składnicy akt  w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Inowrocławiu (PSSE), w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do archiwum zakładowego/ składnicy akt, zasady przechowywania i udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

Dokumentację, niezależnie od jej postaci ( pisma, mapy, fotografie, nagrania itd.) dzieli się na materiały archiwalne oznaczone symbolem literowym ,,A” mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu przechowywaniu oraz na dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem literowym ,,B”, mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegające wybrakowaniu bądź zniszczeniu po określonym prawem okresie przechowywania.

Akta przechowywane w archiwum zakładowym lub składnicy akt są udostępniane do celów służbowych oraz do innych celów w lokalu archiwum/ składnicy. Wypożyczenie akt poza lokal archiwum/ składnicy może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta do archiwum zakładowego/ składnicy , pracownikom tej komórki na ściśle wyznaczony okres.

Nie wolno wypożyczać się poza archiwum zakładowe/ składnicę  akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała, akt uszkodzonych i środków ewidencji.

Udostępnia się całe teczki aktowe, nie wolno wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce. Akta udostępnia pracownik archiwum zakładowego lub składnicy akt  na podstawie karty udostępnienia, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania i sygnatury teczki.